 Poslovno dopisivanje
Poslovno pismo je sredstvo uspostavljanja i ostvarivanja poslovne veze i suradnje, pa se stoga koristi u svim sektorima i gospodarskim granama, te je najčešći oblik razmjene službenih podataka i informacija u poslovnom svijetu. Poslovni dopisi pišu se isključivo poslovnim stilom, čiji je zadatak da kod čitatelja pobudi zanimanje za dopis, privuče pozornost, istakne pogodnosti i prednosti koje su u ponuđenom poslu moguće.
Poslovna pisma moraju biti objektivna, kratka, jasna i nedvosmislena, te je vrlo važno da se poštuju najosnovniji standardi poslovnog stila pisanja. Budući da se vrlo često prvi kontakt s klijentima i budućim poslovnim partnerima ostvaruje upravo pismenim putem, vrlo je važno pridržavati se nekih osnovnih načela i standarda, jer načinom i stilom pisanja Vaš klijent stvara prvi dojam o Vama.
Osnovna standardizacija poslovnog pisma
Svako poslovno pismo, neovisno o namjeni, trebalo bi sadržavati sljedeće elemente:
Zaglavlje
Mjesto i datum
Adresu primatelja
Predmet
Sadržaj pisma
Pozdrav
Potpis ovlaštene osobe i pečat
Nakon osnovne standardizacije možemo pristupiti dizajnitanju zaglavlja, koje će Vaša pisma činiti prepoznatljivim na prvi pogled, te u isto vrijeme prezentirati vizualni identitet Vaše tvrtke. Najbolje bi bilo da taj posao prepustite profesionalcima, odnosno, ukoliko ćete sami osmišljavati i dizajnirati zaglavlje, držite se zlatnog pravila "manje je više".
Sad kad ste na svoje poslovno pismo primjenili najosnovnije standarde, idemo malo više pažnje posvetiti samom sadržaju. Dakle, kao i kod osnovnog formiranje pisma, sam sadržaj opet moramo oblikovati, kako bi eliminirali mogućnost nesporazuma. Sam sadržaj poslovnog pisma trebao bi sadržavati sljedeće dijelove:
Uvod
Opis
Zaključak
Naravno, ovo je samo osnovna standardizacija poslovnog pisma, dok daljnji način oblikovanja ovisi od same forme poslovnog pisma. U komercijalnom poslovanju susrećemo sljedeće forme poslovnog pisma:
Ponuda
Upit
Narudžba
Ugovor
Potvrda o primitku
Opomena
Pozivnica ili požurnica
Opoziv
Komisijski zapisnik
Reklamacija
Nagodba
Odgovor na opomenu
Dopis o suglasnosti
Osim standardnih oblika poslovne komunikacije, postoji i prigodna poslovna komunikacija koja se koristi isključivo u određenim prigodama. Prigodnom poslovnom komunikacijom stvara se image tvrtke i njeno predstavljanje svijetu. Kao primjer prigodne poslovne komunikacije možemo navesti pozivnice, zahvalnice, čestitke i slično.
Eto, ovo su osnovni standardi i pravila kojih se treba držati, kako bi komunikaciju s klijentima mogli održavati na profesionalnom nivou. Za kraj još samo jedan savjet: pazite na pravopis. Nakon što ste sastavili dopis, pažljivo ga pročitajte ili možda još bolje, dajte ga nekome da ga pročita, jer čovjek je imun na vlastite greške i postoji velika vjerojatnost da Vam banalna greška promakne. Ukoliko to ne pomogne, angažirajte lektora.
|
